Till ORGATEC i Köln tar jag med mig ett ord ur svensk arbetsmiljörätt: samband. I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om utformning av arbetsplatser, AFS 2023:12, står det så här: ”Placeringen av arbetsplatsens olika delar ska vara sådan att sambanden blir tydliga och funktionella.” Den finns i tredje kapitlet, 5 §, i de föreskrifter som trädde i kraft den 1 januari 2025.
Den 27 oktober öppnar ORGATEC i Köln, och fram till den 30 oktober står mässan under mottot ”From rooms to relationships: designing spaces in an ever-changing world”. Arrangören skriver att temat sätter den mänskliga dimensionen i fokus och ”explores how people relate in workplace and contract environments and manage ongoing change”. Den 27 åker jag dit. Mottot lägger rummen och relationerna i var sin ände av en väg. Med den svenska meningen framför mig läser jag dem som delar av samma ritning. Ett rum är redan en relation: var besöksstolen står och hur ett bord låter människor sitta påverkar hur de talar med varandra, och båda bestäms på planritningen och i möbellistan.
Mellan rummen i föreskriften rör sig människor
Paragrafen gäller arbetsplatser i allmänhet och talar om arbetsplatsens delar. De allmänna råden till samma paragraf gör tanken konkret: om täta förflyttningar eller transporter kan förutses mellan olika lokaler, bör lokalerna samlas för att ge en enkel invändig förbindelse. Allmänna råd är inte bindande, påminner Arbetsmiljöverket i föreskrifternas inledande text, men de kan visa lämpliga sätt att uppfylla kraven. Själva 5 § är däremot en föreskrift, och föreskrifter är bindande regler.
På ett kontor läser jag det så: det är kolleger som rör sig mellan lokalerna, på väg till varandra, och deras förbindelse heter samtal. Forskningen om samtal och avstånd ger ordet mer innehåll.
Veckans samtal följer avståndet mellan arbetsplatserna
Thomas J. Allen skriver på ett ställe att det förmodligen inte förvånar någon att sannolikheten för kommunikation minskar med avståndet. Det som förvånar, fortsätter han, är hur fort den faktiskt avtar. Meningen står i Managing the Flow of Technology, som MIT Press gav ut 1977, och den gäller forsknings- och utvecklingsorganisationer, där Allen följde hur teknisk information sprids inom organisationen och redovisade sannolikheten för att två personer kommunicerar under en vecka. Tre decennier senare, i The Organization and Architecture of Innovation som han skrev tillsammans med Günter Henn och som kom ut 2007, visar ett diagram på nytt hur sannolikheten för kommunikation sjunker när avståndet växer.
Här möter forskningen det svenska rådet om att samla lokaler. Då blir korta vägar mellan dem som behöver varandra en fråga om samtal lika mycket som om transporter. Den som planerar möbler för coworking och flexibelt kontor bör därför först skriva ner vilka som behöver tala med varandra varje vecka, och låta den listan bestämma var ytorna för möten hamnar.
Vid bordet väljer man plats efter vad man ska göra tillsammans
Bland de utrymmen som enligt de allmänna råden till 3 kap. 2 § kan behövas på en arbetsplats nämns tysta rum. Samma skillnad, mellan en plats där samtal motverkas och en där de uppmuntras, öppnar sammanfattningen av en studie som Robert Sommer publicerade 1965 i tidskriften Sociometry, Further Studies of Small Group Ecology. I cafeterian, där samtal uppmuntrades, valde de iakttagna studentparen att sitta mittemot varandra, medan paren i biblioteket, där samtal motverkades, valde platser på avstånd. Med formulär på papper mätte Sommer sedan vilka platser olika grupper föredrar beroende på uppgiften: grupper som bara samtalar föredrar hörnet, grupper som samarbetar sida vid sida, grupper som arbetar var för sig en placering på avstånd och grupper som tävlar platserna mittemot varandra. Han diskuterar också ögonkontaktens roll när små grupper ordnar sig kring ett bord.
Sommer redovisar vad grupperna föredrog 1965, inte vad som händer vid bordet. De ger ändå en fråga att ställa sig inför valet av konferensbord: vilket slags möte ska bordet rymma? Ett bord där man förhandlar och ett bord där man arbetar fram något tillsammans kan ha samma mått på pappret och ändå bjuda in till helt olika placeringar.
Stolen mittemot skrivbordet sätter samtalets ton
Den minsta skalan är två personer och ett skrivbord. Edward T. Hall skrev om hur människor använder rummet i The Hidden Dimension, 1966. Den bortre fasen av det han kallar socialt avstånd sträcker sig från sju till tolv fot, ungefär 2,1 till 3,7 meter, och affärssamtal och sociala samtal som förs där får enligt honom en mer formell karaktär än i den närmare fasen. Skrivborden hos viktiga personer, noterar Hall, är så stora att de håller besökaren på det bortre avståndet; även med skrivbord av standardstorlek står stolen mittemot åtta eller nio fot, 2,4 till 2,7 meter, från den som sitter bakom skrivbordet.
Ibland är det formella avståndet just vad mötet behöver. När besöket i stället handlar om förtroende är det enligt min mening skäl att lämna skrivbordet för hörnet av ett bord, den plats som Sommers samtalande grupper föredrog. Vad ett rum säger om den som arbetar där skrev jag om i numret om chefsskrivbord; här gäller det avståndet mellan två personer.
Från takhöjden till stolen mittemot
Takhöjd. Minst 2,40 meter, enligt de allmänna råden till 3 kap. 5 § AFS 2023:12; i begränsade delar av arbetslokalen kan den underskridas.
Koncentration eller ostörda samtal. Under en normal arbetsdag bör den ekvivalenta A-vägda ljudnivån inte överstiga 40 dB vid stora krav på stadigvarande koncentration eller behov av att kunna föra samtal obesvärat; värdet omfattar inte ljud från den egna verksamheten (allmänna råd till 5 kap. 31 §).
Mellan lokalerna. Kan täta förflyttningar förutses, bör lokalerna samlas för en enkel invändig förbindelse (allmänna råd till 3 kap. 5 §).
Veckokontakten. Sannolikheten för kommunikation varje vecka minskar med avståndet, i en takt som Allen själv beskriver som överraskande (1977, forskning och utveckling).
Hörn eller mittemot. Hörnet för att samtala, sida vid sida för att samarbeta, avstånd för att arbeta var för sig, mittemot för att tävla: preferenserna som Sommer samlade in (1965).
Besöksstolen. 2,1 till 3,7 meter i den bortre sociala fasen; 2,4 till 2,7 meter till stolen mittemot, räknat från den som sitter bakom ett skrivbord av standardstorlek (Hall, 1966).
Vad jag tar med mig till Köln
I Köln blir föreskriftens ord min måttstock: vilket samband ritar en möbel, och mellan vilka människor? Svaret märks sedan i vardagen, i vägen till den kollega man behöver och i den stol man erbjuder en gäst.
Föreskriften kräver att sambanden blir tydliga och funktionella. Vilka av dem som blir samtal avgör möblerna, och den som väljer dem.
Snabba svar
När och var hålls ORGATEC 2026? I Köln, 27 till 30 oktober 2026. Arrangörens motto är ”From rooms to relationships: designing spaces in an ever-changing world”.
Vad säger AFS 2023:12 om samband på en arbetsplats? Enligt 3 kap. 5 § ska placeringen av arbetsplatsens olika delar vara sådan att sambanden blir tydliga och funktionella. De allmänna råden till paragrafen, som inte är bindande, säger att lokaler bör samlas för en enkel invändig förbindelse om täta förflyttningar kan förutses. Föreskrifterna trädde i kraft den 1 januari 2025 och ersatte AFS 2020:1.
Hur föredrar man att sitta runt ett bord? I formulär som Robert Sommer redovisade i Sociometry 1965 föredrog grupper som samarbetar att sitta sida vid sida, grupper som bara samtalar hörnet och grupper som tävlar platserna mittemot varandra.
Hur långt från skrivbordet sitter besökaren? Edward T. Hall skriver i The Hidden Dimension (1966) att stolen mittemot, även med skrivbord av standardstorlek, står åtta eller nio fot, 2,4 till 2,7 meter, från den som sitter bakom skrivbordet. Det ligger inom den bortre fasen av det sociala avståndet, där samtal enligt Hall får en mer formell karaktär.
Påverkar avståndet mellan arbetsplatser hur ofta kolleger talar med varandra? I de forsknings- och utvecklingsorganisationer som Thomas J. Allen studerade (Managing the Flow of Technology, 1977) minskar sannolikheten för kommunikation varje vecka med avståndet, i en takt som Allen själv beskriver som överraskande.