Fikarum och pausrum: där kontoret möts två gånger om dagen
Fikat klockan tio och tre, matlådan klockan tolv och fredagsfikat som samlar våningen: pausrummet planerat som husets sociala centrum – med samma omsorg som styrelserummet.
Fikat är inte en paus i svenskt arbetsliv, det är en institution. Två gånger om dagen, vid tio och vid tre, reser sig hela avdelningar, hämtar kaffe och pratar i en kvart, och den som ritar ett kontor utan att ta höjd för det får ett fikarum som är för litet tjugo minuter om dagen och en kaffemaskin som skapar kö i landskapet resten av tiden. Lägg till lunchen – i Sverige oftast matlådan som värms i mikron klockan tolv, ibland en lunchrestaurang i huset – fredagsfikat, tårtan när någon fyller år och de informella avstämningar som uppstår vid maskinen, och det blir tydligt att pausrummet, som i många projekt ritas sist och inreds med det som blev över av budgeten, i själva verket är det rum där organisationens kultur äger rum.
Fikarummet planeras utifrån toppen klockan tio och klockan tolv, inte utifrån genomsnittet i rummet. Det betyder bord som tar emot huvuddelen av de närvarande samtidigt, kylskåp och mikrovågsugnar dimensionerade för matlådor och inte för en kaffemjölk, en kaffelösning som inte skapar kö, diskmaskin och källsortering på vägen ut, och en akustik som gör det möjligt att prata med bordsgrannen när fyrtio personer fikar i samma rum. Utanför fikat och lunchen ska samma rum fungera som informell mötesplats för två, som plats för den korta avstämningen vid maskinen och som hörnet där en medarbetare kan sitta med datorn och en kopp utan att vara i vägen. Placeringen i huset avgör om det lyckas: nära nog landskapet för att användas, långt nog från koncentrationszonerna för att inte störa, och med dagsljus om det på något sätt går.
La Mercanti inreder fikarum, pausrum och personalmatsalar med italienska bord, stolar och ytor som tål daglig användning av många människor och fortfarande ser inbjudande ut efter tre år. Berätta hur många som fikar och äter samtidigt, om ni har matlådor eller lunchrestaurang, och var rummet ligger i huset, så föreslår vi en inredning som håller både för klockan tio och för fredag eftermiddag.
Inspiration
Vanliga Frågor
Hur stort behöver fikarummet vara när hela avdelningen fikar klockan tio och äter klockan tolv?
Räkna med att 60 till 70 procent av de närvarande är i rummet samtidigt vid tio och att 70 till 80 procent sitter ner vid tolv, och ge var och en omkring 1,2 kvadratmeter vid bordet plus plats för kylskåp, mikrovågsugnar, kaffe, disk och gångar. För en organisation med 60 närvarande betyder det ett rum på 60 till 75 kvadratmeter om fikat ska gå att ta stående och sittande utan trängsel och lunchen utan kö. Det är mer än de flesta svenska projekt avsätter, och det är skälet till att fikat i många organisationer sker vid skrivborden med kaffefläckar på tangentborden som följd. Finns inte ytan är det bättre att rita fikarummet så att det öppnar sig mot en angränsande zon – en lounge, ett projektrum – som kan låna ut bord vid tolv och fungera självständigt resten av dagen, än att acceptera ett rum som är för litet varje dag klockan tio.
Matlådor eller lunchrestaurang – vad betyder det för inredningen?
Allt, och valet måste göras före ritningen. Ett matlådehus behöver kylskåp dimensionerade för att alla ställer in en låda klockan åtta, mikrovågsugnar nog för att kön klockan tolv försvinner på fem minuter, bänkyta bredvid mikron att ställa lådan på, en diskmaskin som töms och fylls utan att stå i vägen och bordsplats för alla samtidigt. Ett hus med lunchrestaurang behöver ett mindre fikarum men en bättre kaffelösning, eftersom fikat blir den sociala samlingen. Många svenska organisationer ligger mittemellan: matlåda tre dagar, lunch ute två, och då måste rummet klara båda utan att se ut som ett kök som stängt. Ytor på bänkar och bord är det mest utsatta i hela huset och väljs därefter, oavsett modell. Källsortering med tydliga fraktioner är i Sverige en självklarhet som gästen och den nyanställda lägger märke till om den saknas.
Vad kräver akustiken i ett rum där fyrtio personer fikar och pratar samtidigt?
Mer än i något annat rum i huset. Ett fikarum med hårda ytor – kakel, glas, stål – och fyrtio talande personer når en ljudnivå där alla höjer rösten för att höras, och där fikat blir ansträngande i stället för avkopplande. Lösningen är absorberande ytor i taket och på minst två väggar, bord i grupper i stället för en lång rad så att samtalen hålls små, och stolar med klädd sits eller rygg. Golvet är sällan absorberande i ett rum med mat, så tak och väggar måste ta hela uppgiften. Placeringen är den andra halvan av akustiken: ett fikarum som öppnar sig rakt mot landskapet skickar fikats ljud in till dem som arbetar igenom, och ett rum i slutet av en korridor används inte. Lösningen är en zon emellan – en lounge, ett förrum – som tar av ljudet.
Ska kaffemaskinen stå i fikarummet eller ute i landskapet?
I fikarummet eller precis vid dess entré, aldrig mitt i landskapet. Kaffemaskinen är den mest besökta punkten på ett svenskt kontor, och den samlar människor som pratar i två till fem minuter medan de väntar. Står den i landskapet blir samtalen buller för dem som sitter närmast; står den i fikarummet blir de till det informella möte rummet är till för. Placeringen måste ge utrymme för att tre till fyra personer kan stå och prata utan att blockera för nästa, med en liten bänk för koppen och en plats för sortering av kapslar och avfall. Ett ståbord i närheten gör det naturligt att ta den korta avstämningen där i stället för att boka ett rum. I hus med flera våningar är en maskin per våning vid fikarummet bättre än en stor på entréplan som ingen går ner till – och kön klockan tio försvinner.
Hur använder vi fikarummet resten av dagen, mellan fikat och lunchen?
Som husets mest flexibla rum, om det är inrett för det. Mellan åtta och tio, tio och tolv och ett och tre är fikarummet en plats för den korta avstämningen vid maskinen, för en medarbetare med dator som vill arbeta någon annanstans än vid bordet, för det informella samtalet mellan två kolleger och för fredagsfikat som samlar våningen. Det kräver att inte alla bord är stora matbord: en blandning av bord för fyra till sex, ett par ståbord och ett hörn med två fåtöljer ger rummet flera ansikten. El vid några av borden gör det möjligt att arbeta där en timme. Belysningen bör kunna dämpas på eftermiddagen, och en skärm på väggen gör rummet användbart för gemensamma informationsmöten. Ett fikarum som bara används en halvtimme om dagen är en dyr kvadratmeter; ett som används hela dagen är husets bästa investering.
Hur håller vi fikarummet snyggt när 60 personer använder det varje dag?
Genom att inreda det så att det är lättare att plocka undan än att låta bli. Diskmaskinen ska stå där man naturligt passerar med koppen och tallriken, med avdukning och källsortering intill, så att det tar tio sekunder att göra rätt. Kylskåp med tydlig indelning, en plats för matlådor och en för rester, hindrar att saker glöms tills de luktar. Ytor ska vara lätta att torka av och tåla det, och porösa material undviks vid bänken. Stängd förvaring för porslin, kaffe och servetter håller bordsskivorna fria. Slutligen måste det avtalas vem som ansvarar efter lunchen – i de flesta svenska organisationer går det på rullande schema, och ett synligt schema i rummet fungerar bättre än ett mejl. Ett rum ritat för att användas hårt kräver mindre disciplin än ett ritat för invigningsdagen.
Så inreder ni fikarum och pausrum i fem steg: från fikat klockan tio till fredag eftermiddag
För dem som ska planera organisationens fikarum – kontorschef, fastighetsansvarig eller arkitekt. Fem steg som utgår från hur det faktiskt fikas och äts i huset och slutar med ett rum som används från morgonkaffet till fredagsfikat.
Räkna fikat och lunchen och kartlägg pauserna under en typisk vecka
Anteckna under en vecka hur många som fikar samtidigt klockan tio och tre, hur många som äter samtidigt mellan tolv och ett, om maten är matlåda eller lunch ute, hur många som äter vid skrivbordet och var kaffet hämtas. Registrera också de informella mötena: var de uppstår, hur länge de varar och om de stör någon. Dessa siffror – inte antalet anställda på lönelistan – avgör rummets storlek, antalet sittplatser, antalet kylskåp och mikrovågsugnar och kaffemaskinens placering. Fråga samtidigt medarbetarna vad de saknar; svaret är som regel plats, lugn och ett ordentligt ställe att sitta.
Placera rummet mellan landskapet och lugnet, med dagsljus om det går
Välj en placering som ligger nära nog arbetsplatserna för att rummet ska användas utanför fikat, och avskild nog för att fikats ljud inte ska nå koncentrationszonerna. En zon emellan – ett förrum, en lounge, en bred gång med ståbord – tar av ljudet och ger samtidigt en plats för den korta avstämningen. Prioritera dagsljus; ett fikarum utan fönster blir ett ställe man dricker kaffet snabbt i och lämnar, och i november är fönstret det som gör fikat till en paus. Placera kaffemaskinen vid rummets entré så att den samlar folk utan att dra dem genom hela lunchen.
Dimensionera kylskåp, mikro och kaffe för toppen, inte för genomsnittet
Räkna antalet matlådor en tisdag i februari när alla är inne och dimensionera kylskåpen efter det. Sätt mikrovågsugnar nog för att kön klockan tolv försvinner på fem minuter, med bänkyta intill. Lägg disk, avdukning och källsortering i en egen zon på vägen ut, inte synlig från borden. Välj bänkskivor som tål varma lådor, spill och daglig rengöring, och stängd förvaring för porslin och kaffe så att borden hålls fria. Kaffemaskinen får en egen bänk med plats för tre personer som väntar, en behållare för kapslar och en för sump.
Välj bord, stolar och akustik för toppen och ge rummet flera ansikten
Dimensionera sittplatserna för 70 till 80 procent av de närvarande samtidigt, i grupper om fyra till sex hellre än i en lång rad, så att samtalen hålls små. Komplettera med ståbord och ett hörn med fåtöljer så att rummet fungerar resten av dagen. Välj stolar som tål frekvent användning och kan torkas av, och bord med kanter som inte skadas av daglig rengöring. Behandla taket och minst två väggar akustiskt, eftersom golvet inte kan; begär dokumenterade absorptionsvärden. Lägg el vid ett par bord och planera ljus som kan dämpas på eftermiddagen.
Kör in rummet i två veckor och sätt reglerna tillsammans med dem som använder det
Öppna rummet utan ceremoni och observera de första två veckorna: var uppstår kö, var samlas disken, vilka bord används inte, var står folk och pratar. Rätta uppställningen efter det. Bestäm sedan tillsammans med medarbetarna vem som plockar undan efter lunchen, hur kylskåpen töms på fredagen och var kapslar och avfall sorteras, och sätt upp schemat synligt i rummet. Ett fikarum inrett efter hur huset faktiskt fikar behöver få regler; ett inrett efter en ritning behöver många, och får dem inte följda.